Inventario
Llevar el inventario: artículos, proveedores y pedidos
Cómo se dan de alta los artículos, qué hace el mínimo, cómo se prepara y se manda un pedido, y cómo se recibe la mercancía línea a línea.
Dar de alta los artículos
En el ordenador, entra en Inventario y pulsa Nuevo artículo. De cada uno dices:
- Cómo lo compras: en qué formato (caja, botella, saco, barril…), qué lleva dentro (una caja de 6 botellas de 1 litro), cuánto te cuesta y qué IVA lleva ese precio.
- Cuánto tienes ahora, para empezar.
- Avísame cuando baje de: el mínimo que quieres tener. Con 0 no avisa.
- Si quieres, dónde lo guardas y a quién se lo compras.
Los sitios donde guardas las cosas son las zonas: cada local empieza con Cocina, Barra, Almacén, Cámara y Bodega, y con el botón Zonas añades o archivas las tuyas. En la pestaña Proveedores das de alta a quién compras, con su contacto, su correo y su teléfono.
Lo que hay que reponer
Cada artículo lleva una etiqueta: Hay, Reponer (está por debajo del mínimo) o Sin existencias. Con el filtro Sólo lo que hay que reponer ves de un vistazo lo que falta. No llega un aviso al móvil por cada artículo: lo ves en la lista, o en el pedido automático si lo tienes activado.
Preparar y mandar un pedido
En Pedidos tienes lo que hay que reponer, agrupado por proveedor. Con Preparar pedido Aunte propone las cantidades: hasta el doble del mínimo, en envases enteros y descontando lo que ya viene de camino. Si otro proveedor te lo vende más barato, te lo dice.
Para mandarlo tienes tres opciones:
- Mandar por WhatsApp: se abre WhatsApp con el pedido escrito y lo envías tú.
- Mandar por correo: Aunte se lo envía al correo del proveedor, con el PDF del pedido.
- Ya lo he mandado yo: si lo has pedido por teléfono, para que conste como mandado.
Si en la ficha de un proveedor activas el pedido automático, cada tarde Aunte deja preparado un borrador con lo que está bajo mínimo y te avisa para que lo revises. Nunca lo manda solo.
Recibir la mercancía
Cuando llega el pedido, ábrelo (en el ordenador o en Más → Pedidos del móvil) y apunta, línea a línea, lo que ha llegado de verdad y a qué precio, en envases. Si llega a medias, recibes lo que hay y el pedido queda como Llegó a medias hasta que llegue el resto. Las existencias suben al momento.
En el ordenador puedes rellenar la recepción con una foto del albarán (Leer el albarán con una foto); siempre lo revisas antes de confirmar. Y si algo llega roto o no es lo que pediste, desde ahí mismo puedes devolverlo al proveedor.
Si llevas los controles de higiene en Aunte, al recibir te pide también la temperatura del género, y queda apuntada en el control de recepción.
Quién puede hacer qué
Los artículos, los proveedores, los pedidos y los recuentos los lleva el titular, y los encargados a los que des el permiso Gestionar el inventario. Las mermas, en cambio, las puede apuntar cualquiera del equipo. Si no ves Inventario en el menú, enciéndelo en Configuración → Módulos; si no aparece ahí, tu plan no lo incluye.
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Preguntas frecuentes
¿Se dan de alta los artículos desde el móvil?
No, desde el ordenador. En el móvil se reciben pedidos, se hacen recuentos y se apuntan mermas.
¿El pedido se manda solo?
No. Aunte lo prepara, y si activas el pedido automático de un proveedor te avisa cada tarde de que hay uno listo para revisar. Mandarlo lo decides tú.
¿Cómo se actualiza el coste de un artículo?
Con el precio que escribes al recibir un pedido. El último precio sustituye al anterior (no se hace media) y se recalcula el coste de los platos que lo llevan.