Cómo pasar las horas de tu bar a la gestoría (sin reconstruir el mes a mano)

Para pasar las horas a tu gestoría, exporta el registro del mes en un archivo —CSV o Excel, con el total por persona y el detalle por jornada— y envíaselo por correo. En Aunte se hace desde Turnos → Horas en un minuto. Ni sumas, ni libreta, ni memoria.

¿Cómo paso las horas a la gestoría?

Empecemos por lo que nadie dice en voz alta: tú no haces las nóminas. Las hace tu gestor, y le cuestan un rato. Lo que sí sale de tu bar son las horas: quién entró, quién se fue antes, quién cubrió el sábado. Ese trozo es tuyo, y es el que se atasca cada fin de mes.

El circuito sano tiene tres piezas y ninguna es heroica. Tu equipo ficha cada día. Tú exportas el mes cuando cierra. Tu gestor liquida con ese archivo. Si alguna de las tres se hace de memoria, las otras dos heredan el error.

Qué necesita tu gestor exactamente

Menos de lo que crees, pero más exacto de lo que sueles mandarle. Esto es lo que pide una gestoría para cerrar la nómina de un bar, y para qué usa cada cosa:

Fíjate en la última fila: el detalle día a día casi nunca se mira, pero cuando hace falta, hace mucha falta. Por eso el archivo bueno lleva las dos capas —el resumen arriba, el detalle debajo— y no obliga a nadie a elegir.

Cómo exportar las horas, paso a paso

1. Cierra el mes. Espera al último día del periodo que tu gestoría va a liquidar. Si exportas el día 28, los turnos del 29 al 31 no están, y el total sale corto.
2. Revisa las incidencias antes de exportar. Fichajes sin salida, olvidos, correcciones pendientes de aprobar. Este es el único momento en que puedes preguntarle a Dani qué pasó el jueves. Después, el error ya va camino de la nómina.
3. Elige el periodo y exporta. En Aunte, Turnos → Horas, seleccionas del 1 al 31 y descargas. Las horas ya vienen sumadas por persona.
4. Elige el formato que abre tu gestoría. CSV o Excel. Los dos los abre cualquier hoja de cálculo, sin instalar nada.
5. Envíalo y guarda tu copia. El archivo va al correo de cierre de mes. El registro original se queda contigo: es lo que te pedirá la Inspección, no el correo.

¿Excel, CSV o PDF? Qué formato pedir

Pregúntaselo a tu gestor una vez y no vuelvas a pensarlo. La respuesta casi siempre es una hoja de cálculo: CSV o Excel. La diferencia entre los formatos no es de gusto, es de cuánto trabajo manual generas al otro lado:

El CSV parece el hermano pobre del Excel y es justo al revés: lo abre todo el mundo —Excel, Google Sheets, Numbers— y ningún programa de nóminas se atraganta con él.

El error que sale caro: reconstruir el mes de memoria

La escena la conoces. Día 2, tu gestor pide las horas, y tú abres la libreta, el cuadrante garabateado y el grupo de WhatsApp para reconstruir un mes que ya pasó. Sale un número. Ese número, casi siempre, es el que tú recuerdas, no el que ocurrió.

Tiene dos costes. El evidente: pagas de más o de menos, y lo segundo te lo dice tu camarero el día 10. El caro: ese Excel reconstruido no es un registro de jornada. Es un resumen hecho a posteriori. Si aparece la Inspección —y la hostelería es de los sectores que más se revisan—, lo que te va a pedir es el registro diario, no tu reconstrucción. Lo contamos entero en la guía del registro de jornada obligatorio en hostelería y en qué te pide exactamente la Inspección de Trabajo.

Dicho de otra forma: el archivo que mandas a la gestoría no sustituye al registro. Sale de él.

¿Y si mi gestoría usa A3, Sage o Nominaplus?

Da igual. Ninguna gestoría te va a pedir que te conectes a su programa de nóminas: lo que quiere es un archivo limpio que su programa pueda leer, y todos leen hojas de cálculo. Tu trabajo termina en el correo con el adjunto.

Lo que sí ayuda —y no cuesta nada— es ponerte de acuerdo una vez en cómo se llama cada empleado. Si en tu app hay una «Marta» y en su programa hay un código de empleado, pídele ese código y guárdalo. Cada mes te ahorras el correo de «¿esta Marta es la de cocina?».

Envías la copia, pero el registro lo guardas tú

Esta es la parte que casi nadie ordena bien en la cabeza, y conviene tenerla clara:

• El archivo que mandas es una copia del mes, para que tu gestor liquide.
• El registro de jornada es el original, día a día, con entradas y salidas. Lo guardas tú, cuatro años, y tienes que poder enseñarlo cuando te lo pidan.

Si el registro vive en una app, los cuatro años se cumplen solos y la copia para la gestoría es un botón. Si vive en una libreta, dependes de que la libreta no se moje, no se pierda y siga en el bar dentro de cuatro años. Puedes ver qué obliga la ley exactamente en nuestra página de cumplimiento.

Cómo lo resuelve Aunte

En Aunte el cierre de mes es literalmente esto: Turnos → Horas → eliges el periodo → descargas. El archivo sale en CSV o Excel y trae, en el mismo sitio, lo que tu gestor necesita:

• Resumen por persona: horas realizadas frente a las de contrato, y las horas de más marcadas aparte.
• Detalle por jornada: cada día, por si hay que justificar uno.
• Ausencias del periodo: bajas, vacaciones y permisos, con sus fechas.

Y mientras tanto, el registro diario se queda guardado donde tiene que estar. Tú mandas la copia; el original no se mueve. Eso es todo lo que hay entre el fichaje de tu camarero y la nómina que firma tu gestor.